SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

STRUKTUR SISTEM INFORMASI 

MANAJEMEN 

D

I

S

U

S

U

N

Oleh :

                              

       Nama  : Aprianus Dawolo

                            

                                                                   

                              Dosen Pengasuh  : Eduar Baene, SE.M.SI

 

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PEMBANGUNAN NASIONAL
(STIE-PEMBNAS)
T.A 2012/2013

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR

                   Tiada kata yang kami ucapkan, selain ucapan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas semua cinta kasih dan anugerahNya yang melimpah dalam menyelesaikan tugas kelompok I (satu) sampai dengan kelompok VI (enam).

                   Kami tahu bahwa ada banyak kekurangan dan kekhilafan kata-kata baik dalam pengetikan yang kurang sempurna, oleh sebab itu segala kritik dan saran yang sifatnya membangun,  kami harap demi kesempurnaan selanjutnya.

Akhir kata semoga SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ini bermanfaat bagi kita semua..!!!!

         Gunungsitoli, 22 april 2013

 

 

 

KELOMPOK

                                                                         

 

STRUKTUR SIM

1.       KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJERIAL

Bab ini akan menguraikan struktur suatu sistem informasi manajemen secara konkrit. Acuan yang digunakan adalah menguraikan unsur pengoperasian serta beberapa konsep struktural dasar dan struktur SIM menurut dua cara; berdasarkan kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Konsep struktural dan kedua pendekatan kemudian disintesiskan kedalam suatu struktur SIM yang didefinisikan secara konseptual dan fisik.

Pengertian sistem informasi manajemen konfensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi diantara manajer-manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan, dan lain sebagainya.

Akan tetapi, tersedianya konsep pengolahan data dengan komputer yang relatif murah sekarang dan dimasa depan penggunaan komputer untuk menunjang sistem informasi manajemen tidak dapat dihindari lagi.

A. Pengertian dan Karakteristik SIM

Beberapa definisi sistem informasi manajerial (SIM) yang diuraikan oleh beberapa ahli, sebagai berikut :

Robert G Murdick dan Joel E Ross dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Untuk Manajemen Modern” (terjemahan) mendefinisikan SIM sebagai berikut:

“SIM” adalah proses komunikasi dimana informasi masukan (input) direkam, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanan, pengoperasian, dan pengawasan.

Joseph F. Kelly dalam bukunya “Computerized Management Information Syistem” mendefinisikan SIM sebagai berikut:

“SIM” adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumberdaya berbasis komputer yang menghsilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, dan penggunaan data untuk tujuan operasi manajemmen yang efisien serta perencanaan bisnis.

Gorden B Davis dalam bukunya yang berjudul “Mangement Information System; conseptual Foundation, Structure, And Development” mendefinisikan SIM sebagai berikut:

SIM adalah sistem manusia /mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan didalam suatu organisasi.

Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri yang proses informasinya berlangsung harus  dilihat sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai sebuah total system, maka sistem informaasi manajemen merupakan salah satu subsistem yang tercakup oleh sistem tersebut. Dalam prosesnya menuju tujuan yang telah ditetapkan organisasi, manajemen sebagai total sistem selain dipengaruhi oleh subsistem yang merupakan aspek dalam manajemen, juga dipengaruhi suprasistem, yaitu faktor-faktor diluar manajemen.

Berikut dijelaskan karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi.

1.    SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat kontrol saja. Meskipun demikian SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.

2.    SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat memberi informasi untuk mengontrol operasi tersebut derngan lebih baik.

3.    SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

4.    SIM bisanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah. Kemampuan menganalisis masalah terletak pada Decision Support System.

5.    SIM biasanya berorientasi pada data-data yang sudah terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti Forecasting.

6.    SIM juga berorientasi pada dat-data didalam organisasi dibanding data-data diluar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relatif stabil.

7.    SIM biasanya tidak fleksibel karena banyak laporan-laporan yang dihasilkan sudah diprsiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.

8.    Sebagaimana problematika yang telah disebutkan diatas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan organisasi dimasa mendatang. Sebuah literatur menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM bisanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.

B. Perkembangan Konsep SIM

Bangkitnya perusahaan-perusahaan pasa akhir abad ke-18 membutuhkan sebuah sistem yang dirancang untuk perusahaan yang agak kecil yang ada sebelum masa itu. Pada mulanya, upaya pengendalian manajerial berpusat pada akuntansi biaya dan penganggaran sederhana. Akan tetapi, pergeseran menuju pengangaran dan pengendalian biaya bisnis berkembang pesat dalam dasawarsa 1920-1930-an. Perhitungan biaya sederhana dalam awal 1900-an sering lemah dalam membantu menggambil keputusan manjemen. Dasawarsa 1930-1940-an meliputi karya teoritis sehubungan dengan biaya bagi pengambilan keputusan dan penerapan model pengambilan keputusan. Kebanyakan karya ini berasal dari bidang ekonomi mikro (ekonomi mikro dan ekonomi manajarial). Akan tetapi, akuntansi manajerial perkembangan konsep ini dapat diterapakan dalam organisasi. Hasilnya menimbulkan perubahan dalam bentuk analisis biaya dan metode pelaporan yang lebih baik.

Gagasan sebuah sistem informasi untuk mendukung manjemen dan pengambilan keputusan telah ada sebelum dipakainya komputer, yang memperluas kemampuan organisasi untuk menerapkan sistem semacam itu. Perluasan kemampuan tersebut sedemikian mencolok sehingga SIM menjadi sesuatu yang baru. Banyak gagasan yang merupakan bagian SIM, yang berkembang dan berofolusi dari bagian ilmu pengetahuan lain.

Ada empat bidang pokok konsep dan perkembangan sistem yang sangat penting dalam melacak asal mula konsep SIM:

·      Akuntansi manajerial

·      Ilmu pengetahuan manajemen

·      Teori manajemen

·      Pengolahan komputer

C.  Komponen Fisik SIM

Unsur ini adalah penting dalam memahami suatu sistem pengolahan dan karenanya akan diselidiki sebelum kerangka atau strukturnya diuraikan. Kalau pembelian sutu sistem informasi manajemen dilakukan seperti lazimnya suatu mobil atau peralatan, maka komponen yang diserahkan untuk melengkapi suatu sistem pengoprasiannya akan terdiri dari perangkat keras perangkat lunak, prosedur, personal pengoperasian, dan database. Berikut ini dijelaskan komponen fisik SIM, yaitu:

Komponen sistem	Catatan
Perangkat keras	Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer, peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
Perangakat lunak	Perangkat lunak dibagi dalam 3 jenis utama: 1.    Sistem perangkat lunak umum. 2.    Aplikasi perangkat lunak umum. 3.    Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
Data base	File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya.
Prosedur	3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu, 1.    Intruksi untuk pemakai 2.    Intruksi untuk penyiapan masukan 3.    Intruksi pengoperasian untuk karyawwan pusat komputer
Personil	Operator komputer, analis komputer, programmer, personil dan entry, dan manajer sistem informasi.

Suatu sistem informasi dapat diuraikan menjadi komponen fisik. Akan tetapi, komponen fisik ini tidak menjelaskan sistem seperti halnya suatu pembahasan mengenai konfigurasi perangkat lunak tidak menjelaskan mengapa disusun sedemikkian rupa.

D.  Sintesis Struktur SIM

Pada hakekatnya hal ini merupakan suatu kerangka konseptual yang memungkinkan pembahasan dan perencanana sistem informasi. SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsitem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi:

a)    Pengolahan transaksi

b)   Dukungan operasi sistem informasi

c)    Dukungan pengendalian manajerial sistem informasi

d)   Dukungan perencanaan strategis sistem informasi

Setiap subistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu, sesungguhya beberapa aplikasi didalam subsistem mempunyai file data unik yang tidak diperlukan oleh aplikasi lain.

Pengolahan terpadu dicapai untuk perencanaan sebagai aplikasi yang saling berhubungaaan sebagai suatu sistem tunggal utuk menyederhanakan perhubungan sistem (interface) dan mengurangi duplikasi masukan (input).

E. SIM Berbasis Komputer

Ada pula dikatakan bahwa SIM berbasis komputer adalah suatu sistem yang menempatkan perkakas pengolah data komputer dalam kedudukan yang penting. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkaan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia.

Ciri-ciri kemampuan komputer dan kemampuan otak manusia dapat diurakan dalam tabel berikut:

Kemampuan Komputer	Kemampuan Manusia
Pengolahan cepat	Intuisi dan penelitian
Akurasi	Fleksibilitas dan adaptifitas
Kapasitas penyimpanan (storage) yang besar	Responsif terhadap kejadian yang tidak terduga
Efektif untuk tugas yang berulang-ulang	Pemikiran abstrak
Otomatis	Perencanaan dan penetapan tujuan
Dapat berfungsi hampir secara terus menerus	Mampu mengenal pola tidakan
Teliti dalam mendeteksi situsi menyimpang	Mampu menetapkan prosedur dan kontrol
Dapat diperbaiki dan ditingkatkan (upgrade)	Dapat mengemukakan argumentasi
Bekerja kalau hanya diperintah	Dapat membaca majalah “news week”

Secara garis besar SIM berbasis komputer mengandung unsur-unsur berikut:

1.    Manusia, unsur manusia dalam hal ini adalah para staf komputer profesional dan para pemakai (computer users).

2.    Perangkat Keras (hardware).

3.    Perangkat lunak (software).

4.    Data, merupakan fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat.

5.    Prosedur, merupakan peraturan-peraturan yang menentukan operasi sistem komputer.

2.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN KOMPUTER

Suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, yaitu orang-orang yang mempunyai bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja atau tempat fisik pekerjaan dan wewenang serta hubungan komunikasi yang mengikat bersama organisasi, selama kehidupan awal organisasi, mungkin unsur yang paling penting adalah pengusaha dan suatu ide atau gagasan, kebutuhan akan SIM formal berkembang menjadi organisasi permulaan dan tumbuh menjadi sistem unsur yang saling berhubungan dengan yang lebih besar.

Komputer didalam SIM sebagai suatu perlengakapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelian yang tinggi, dan mampu menyiapkan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah.

Sistem pengolahan data elektronik (EDP) menjadi semakin populer sejalan dengan meningkatnya penggunaan komputer diberbagai bidang masalah dan ilmu pengetahuan. Sistem kerja komputer pada hakekatnya sinkron dengan berlangsungnya SIM, yang meliputi kegiatan seperti pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian informasi hasil pengolahan, kegiatan tersebut dilakuakan secara berulang-ulang yang dinamakan data processiing yang membentuk suatu pola pemrosesan data yang umum.

A.  Pegertian Komputer

Komputer mempunyai peran yang penting dalam pengolahan informasi, baik ekternal maupun internal bagi suatu organisasi. Istilah komputer mempunyai arti yang luas dan berbeda untuk orang yang berbeda, istilah komputer diambil dari bahasa  latin “COMPUTARE” yang artinya menghitung.

Berikut akan diuraikan definisi komputer menurut para ahli;

Robert H Blissmer dalam bukunya “computer annual” mendefinisikan komputer: komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakuakan beberapa tugas sebagai berikut: menerima input, memproses input, sesuai dengan programnya, menyimpan perintah dan hasil pengolahan, serta menyediakan output dalam bentuk informasi.

V.C Hamacher dkk dalam buku “computer orgazation” mendefinisikan komputer:  komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan dimemori (stored program) dan menghasilkan output informasi.

Dari defininisi diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat elektronik yang dapat menerima data input, mengolah data tersebut dengan menggunakan suatu data yang tersimpan di memori komputer, dan dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya serta bekerja secara otomatis. Sedangkan yang dimaksud dengan program adalah kumpulan intruksi atau perintah yang rinci dan sudah dipersiapkan supaya komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah tertentu.

B. Manfaat Penggunaan Komputer Didalam SIM

Dengan semakin berkembangnya komputer dalam menangani berbagai masalah kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang didapat dari penggunaan komputer dalam SIM dibandingkan dengan investasi yang kita lakukan dalam pengadaan komputer tersebut.

Penggunaan komputer dalam SIM baru dikatakan efektif dan efisien jika:

·      Volume data yang diolah dalam jumlah yang besar

·      Pengolahan data memerlukan perhitungan yang rumit

·      Pengolahan data atau pekerjaan yang berulang-ulang

·      Memerlukan proses pengolahan yang cepat

·      Memerlukan file yang baik sehingga mudah menemukan kembali data-data yang diperlukan

·      Memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi

Nilai informasi yang dihasilkan dari penggunaan komputer dalam SIM memang sulit untuk dihitung dengan uang. Akan tetapi, hal tersebut kiranya dapat membantu menetapkan perkiraan nilai tersebut, yaitu:

·      Availability (dapat diperoleh)

·      Timelines (ketepatan waktu)

·      Accuracy ( ketelitian)

·      Completeness (kelengkapan)

·      Presentation (penyajian)

C . Manusia Sebagai Pengolah Informasi

              Persoalan-persoalan banyak ditemui oleh manusia yang memerlukan alat bantu komputer baik dalam bidang “ business admistration” maupun dalam bidang “public admistrtation” antara lain adalah bidang perbankan ,keuangan accuoting, pengajian, kepagawaian, asuransi, dll.

              Disini perencanaan SIM cenderung mengikat erat mengambil keputusan pada sisitem pengolahan data dan fungsi  kerja admistrasi dilaksanakan secara tertentu berdasarkan persyaratan tertentu, manusia adalah elemen penting dalam sistem pengolahan informasi, pemahaman kemampuan manusia sebagai pengolah informasi akan menguraikan sebuah model umum tentang manusia sebagai pengolah informasi.

              Sistem  pengolahan bekerja lebih secara serial dari pada paralel ini berarti bahwa manusia hanya dapat melaksanakan satu tugas pengolahan informasi pada saat yang bersamaan.

D. Metode Pengolah Data

              Pengolahan data adalah suatu proses menerima data sebagai masukan (input), memproses (procesing) menggunakan program tertentu, dan mengeluarkan hasil proses data tersebut dalam bentuk informasi (out put).

              Adapun mengenai metode pengolahan yang akan dibahas sebagai berikut :

a.       Metode batch procesing

b.      Metode online processing

Metode pengolahan data tersebut memiliki  bentuk keunggulana sebagai berikut :

·         Keunggulan metode pengolahan data batch processing.

-          Lebih efesien.

-          Data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan, Sebelum dilakukan proses mutahirkan file induk.

-          Program lebih mudah dibuat.

·         Keunggulan metode pengolahan data online processing

-          File induk selalu dalam mutahir sehingga informasi tersedia setiap saat.

-          Urutan-urutan pemprosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri dari sebuah proses saja.

-          Umumnya menggunakan media penyimpanan magnetic disk sehingga data dapat dengan cepat dan mudah dilakukan.

E. Sistem Informasi Manajemen Publik

              Oarganisasi publik sebagai fokus dalam ilmu adsministrasi Negara selalu mengaitkan segala sumber daya dalam mencapai tujuannya. Salah satu data yang cukup penting adalajh informasi, bahkan menutrut Robert Murdick informasi ini dianalogikan sebagai darah dalam organisasi.

              Dalam usaha membuat framework SIM, pertama-tama yang akan  dilihat dalam penulisan ini adalah permasalahan  yang dihadapi dalam SIM. Seterusnya dirumuskan secara tesis untuk mefokuskan padangan penulisan sehingga framework yang diingikan benar-benar terwujud.

              Adapun komponen-kompenen informasi manajemen publikk adalah

a.       Sistem informal meliputi sistem diskrusus dan interaksi antar individu dan kelompok  kerja organisasi.

b.      Sistem formal meliputi sistem aturan, batasan organisasi, dan batasan wewenang.

c.       Sistem komputer  formal meliputi aktifitas opraganisasi melalui formalisasi dan  pemograman.

d.      Sistem  computer informal dikaitkan dengan penaganan computer secara personal dan menggunakan sisten informal serta jaringan computer sebagai sarana penyatu informasi yang tidak terstruktur dan informasi  informal.

e.       Sistem eksternal, formal, dan informal tidak ada organisasi yang hidup dalam isolasi dan keterkaitan antara organisasi dengan lingkungan.

3. KERANGKA SIM PADA ORGANISASI PUBLIK.

              Perkembangan organisasi public dalam konterks adsministrasi Negara trelah demikian pesat baik pada level perkembangan teoritis maupun dalam kontes empiris.  Ada beberapa pedekatan yang digunakan untuk mengidentivikasi organisasi public , yaitu :

a.       Organisasi publik sebenarnya indentik dengan admisnitrasi pemerintahan.

b.      Organisasi publik didasarkan pada peraturan Negara, dibiayai oleh keuangann Negara dan dioperasionalisasikan oleh aparat yang mempunyai jenjang karir tertentu.   

c.       Sifat-sifat administrastrasi public berorientasi public .

d.      Administrasi Negara yang berbentuk organisasi public dalam melaksanakan kegiatan  public, seperti control public, akuntabilitas, pemakaian birokrasi pemerintah, pembuatan kebijakan pemerintah dan penegakan hukum yang berbeda yang dilakukan oleh swasta,

e.       Memfokuskan pada sifat PUBLICNESS.